Undvik fallgroparna vid upphandling av entreprenör för att renovera era huskroppar. Här är några tips för hur ni kan tänka och agera inför kommande renoveringar/underhåll.
Förr eller senare står fastighetsägare eller bostadsrättsföreningar inför renoveringar eller större underhåll av sina huskroppar.
Vi på 1969 Projektledning AB har inriktat oss på yttre renoveringar som; yttertak, solceller, fasader, fönster, balkonger, dräneringar samt trapphus men principerna och tipsen runt upphandlingar av entreprenör som skall utföra arbetet är likvärdiga för alla typer av renoveringar/underhåll.
Oftast brukar den här typen av projekt dyka upp i samband med poster i en underhållsplan eller vid löpande syner. Bland de första tankarna som dyker upp brukar vara ”vad kostar detta?”. Renoveringar och underhåll av ovan nämnda byggdelar brukar tyvärr generera en kännbar kostnad och därför anser vi att det är viktigt att gå rätt tillväga.
Bedöma behoven
Steg ett anser vi vara att ta in en sakkunnig för att på ett mer korrekt sätt bedöma behoven. Här bör man även ta hänsyn till husets ålder samt intilliggande byggdelar. Många byggdelar fungerar i samspel med varandra. De kräver korrekta övergångar samt överlapp för att erhålla långvarighet och funktion. Många olika byggdelar skall hålla mellan 40-50 år och beror självklart på material, utförande, läge osv. Men om man vid en löpande syn ser att en putsad fasad har omfattande skador så är det viktigt att se över eventuella behov för yttertaket samt fönster. Har man exempelvis ett undermåligt yttertak så måste man åtgärda det innan man lägger en omfattande investering i att putsa om en fasad.
Du kanske står inför omfattande åtgärder på fönster eller balkongplattor? Då vill du inte ha en nyrenoverad putsfasad som lokalt måste förstöras för att åtgärda fönster eller balkonger. Det kan därför vara motiverat att avvakta vissa åtgärder för att utföra flera moment gemensamt. Med korrekta tekniska lösningar och lång hållbarhet. Det finns även vissa ekonomiska och praktiska samförtjänster om man utför flera moment samtidigt. Dels kan man spara in pengar på en upphandling kontra två. Samt att en entreprenör får en smidigare etablering för att utföra flera delar kontra att etablera, planera, och beställa varor vid flera tillfällen.
En entreprenad brukar även påverka boende och medlemmar med allt vad ett bygge innebär. Det blir spring av personal, vissa störande moment kan låta och damma. Man behöver nyttja gemensamma lokaler för personal eller bygga ställning och så vidare. Alla dessa moment kan man korta ner vid samkörning av byggdelar och stör då boende vid färre tillfällen.
Upphandlingsunderlag
När du har kommit fram till vad som ska åtgärdas är det dags att ta fram ett korrekt utformat förfrågningsunderlag. Här måste man ha kontroll på både juridiken samt tekniken och de regelverk samt branschregler som föreligger.
I ett första steg ska man besluta om man ska handla upp en entreprenör som en totalentreprenör. Eller om man vill att entreprenaden skall vara en utförandeentreprenad. I nästan alla fall då det gäller förvaltningsbolag eller bostadsrättsföreningar så handlar man upp en totalentreprenör. Det innebär att man redovisar en funktion samt eventuellt utseende för samtliga ingående moment. Men att entreprenören har ansvaret för utförandet enligt gällande normer. Vid en utförandeentreprenad måste man som beställare redovisa mycket mer exakt och i detalj. Hur saker skall utföras samt att man som beställare då har ansvaret för lösningarna och den slutliga funktionen.
Om man utgår från en totalentreprenad så omfattar ett förfrågningsunderlag några olika dokument men de primära är:
- Administrativa föreskrifter (som styr juridiken, ekonomi, hur man hanterar tillägg, besiktningar och eventuella tvister.)
- Teknisk rambeskrivning som redovisar vad och hur saker skall utföras, här kan man hänvisa till branschnormer för samtliga produkter, material, kvalitet samt tekniskt utförande. Här beskrivs inte bara att man t.ex. ska måla om en träfasad. Här redovisas också hur man ska göra rent, hur det ska lagas upp vid skador, att man ska grundmåla samt stryka 2 lager med slutfärgen. Om dessa saker ej finns redovisade kan det som ett exempel vara svårt att driva en reklamation om en entreprenör endast har målat ett lager utanpå befintlig färg.
Det är viktigt med ett tydligt förfrågningsunderlag då entreprenörer skall lämna ett pris på detta och här vill man inte att det skall bli tolkningar eller en massa tillkommande i senare skeden.
Konkurrensupphandling
Mindre föreningar som är ovana vid renoveringsentreprenader hamnar ofta i en situation där man har tagit kontakt med en entreprenör för att fråga vad man ska göra. Detta skapar då självklart en liten intressekonflikt. Vi anser (speciellt om det rör sig om lite större summor) att man alltid ska ta fram ett förfrågningsunderlag och skicka detta till ca 5 st utvalda entreprenörer som helt separat räknar på samma material och inkommer med ett fast pris för helheten. Därefter utvärderar ni som beställare (med stöd av oss sakkunniga) inkomna anbud/offerter och väljer en entreprenör att skriva kontrakt med.
Tyvärr är även utbudet av entreprenörer lite av en djungel. Vi på 1969 Projektledning AB har över 30 års erfarenhet av branschen och en del av vårt arbete omfattar att utvärdera och hålla kontroll på vilka entreprenörer som bra och lämpade för olika typer av projekt. Det finns tyvärr variation av kunnande, expertisområden, smidighet samt yrkesstolthet inom vår del av branschen.
1969 Projektledning AB har en lång erfarenhet av bland annat upphandlingar av yttre renoveringsentreprenader i Stockholm. Utifrån den erfarenheten och vår samlade expertis och kompetens kan vi hjälpa er som blivande beställare. Att fatta lämpliga beslut, säkra att ni får rätt produkt till rätt pris och att det blir utfört av rätt aktör.
Hör av dig till oss så hjälper vi er att reda ut frågetecken samt att komma igång med era renoveringar eller underhåll.